H/F - Assistant(e) de Direction - Executive Assistant
CDI
Presentation of the company
Treefrog Therapeutics est une biotech innovante dont le but est de rendre les thérapies cellulaires accessibles à des millions de patients, grâce à la technologie C-Stem, qui a été développée pour cultiver et de différencier des cellules souches à grande échelle, une 1ère mondiale ! Depuis sa création en 2018, Treefrog Therapeutics a levé plus de 74 M€ et connaît une forte accélération grâce à son équipe de plus de 70 personnes.
Job Description
L’Assistant(e) de Direction a pour missions :
- Apporter un soutien organisationnel et logistique à l’équipe de Direction
- Assurer un soutien administratif à la gestion de la gouvernance de la société
- Réaliser des tâches d’accueil de la société
Ses ACTIVITES PRINCIPALES sont :
Soutien organisationnel à l’équipe de Direction
- Organisation des réunions :
- Gestion du planning et organisation logistique : réservation de salles, commande de repas, appel de taxi, impression de documents, …
- Gestion des contenus : confirmations de réunions, ordres du jour, collecte et/ou préparation des éléments nécessaires à la réunion en amont, saisie en séance ou collecte des PV de réunions, diffusion des PV et supports
- Suivi post-réunion de la mise en place des décisions/actions, en lien avec les managers concernés
- Voyages : organisation des voyages de la Direction, en coordination avec les équipes BD, et Communication : réservations, préparation des feuilles de route, confirmations de voyages et ordres du jour.
Administratif
- Gestion des notes de frais (Président / DG)
- Gestion de l’agenda du Président
- Mise à jour du SIRH (absences / activités des dirigeants)
- Gestion du courrier de la Direction (entrant et sortant)
- Appui ponctuel à l’assistante BD dans la gestion et suivi de la boîte contact@treefrog.fr
- Standard téléphonique et filtre des appels téléphoniques à destination de la Direction
Soutien administratif à la gouvernance
Assistance au Président et au Secrétariat Général pour piloter la gouvernance, en particulier la préparation et la gestion des comités stratégiques, conseils d’administration et Assemblées Générales :
- Saisie, mise en forme de divers documents et préparation des dossiers en lien avec la gouvernance (courriers, rapports, convocations…)
- Organisation logistique de ces réunions
- Rédaction ou collecte des PV de réunion, mise en place des émargements
- Gestion de l’archivage des documents importants
ACTIVITES SECONDAIRES
- Contribution à l’organisation d’événements ponctuels : implication dans la préparation et la logistique des différents événements organisés par la société (séminaires, conférences, anniversaires, etc.).
- Contribution à l’accueil téléphonique et physique : accueil, information, orientation, accompagnement des personnes extérieures à l’entreprise
Required profile
Formation : Bac + 2 ou plus, assistanat de direction ou équivalent
Expérience professionnelle : 5 ans minimum
COMPETENCES ET CONNAISSANCES TECHNIQUES
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement de la gouvernance d’une entreprise privée (type SA / SAS)
- Compétences dans l’organisation de voyages et d’événements
- Informatique
- Maîtrise du Pack Office – en particulier Outlook, Word et Powerpoint
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs (messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- La maîtrise de l'anglais est indispensable - niveau professionnel courant requis
COMPETENCES PERSONNELLES
- Autonomie et sens des responsabilités
- Implication personnelle
- Esprit d’ouverture et aptitude au changement
- Discrétion et sens aigu de la confidentialité
- Résistance aux situations de stress / d’urgence
COMPETENCES CONCEPTUELLES
- Planification, anticipation, sens de l’organisation et des priorités
- Gestion du temps
- Expression écrite
- Esprit de synthèse et d’initiative
COMPETENCES RELATIONNELLES
- Aisance relationnelle
- Ecoute et communication
- Expression orale
- Esprit d’équipe
- Capacité à travailler en mode projet/en transversalité
- Capacité à travailler à distance (Président souvent en déplacement)
Other information
La politique d’embauche de la société vise à améliorer la représentation des personnes handicapées au sein de ses effectifs : n'hésitez pas à postuler !
