BACK LIST
Réf : 38
Published on 14/03/2022

H/F - Assistant(e) de Direction - Executive Assistant

CDI

Pessac - Nouvelle-Aquitaine - France

Presentation of the company

Treefrog Therapeutics est une biotech innovante dont le but est de rendre les thérapies cellulaires accessibles à des millions de patients, grâce à la technologie C-Stem, qui a été développée pour cultiver et de différencier des cellules souches à grande échelle, une 1ère mondiale ! Depuis sa création en 2018, Treefrog Therapeutics a levé plus de 74 M€ et connaît une forte accélération grâce à son équipe de plus de 70 personnes.

Job Description

L’Assistant(e) de Direction a pour missions :

  • Apporter un soutien organisationnel et logistique à l’équipe de Direction
  • Assurer un soutien administratif à la gestion de la gouvernance de la société
  • Réaliser des tâches d’accueil de la société


Ses ACTIVITES PRINCIPALES sont :

Soutien organisationnel à l’équipe de Direction

  • Organisation des réunions :
    • Gestion du planning et organisation logistique : réservation de salles, commande de repas, appel de taxi, impression de documents, …
    • Gestion des contenus : confirmations de réunions, ordres du jour, collecte et/ou préparation des éléments nécessaires à la réunion en amont, saisie en séance ou collecte des PV de réunions,  diffusion des PV et supports
    • Suivi post-réunion de la mise en place des décisions/actions, en lien avec les managers concernés    
  • Voyages : organisation des voyages de la Direction, en coordination avec les équipes BD, et Communication : réservations, préparation des feuilles de route, confirmations de voyages et ordres du jour.  

Administratif 

  • Gestion des notes de frais (Président / DG)
  • Gestion de l’agenda du Président
  • Mise à jour du SIRH (absences / activités des dirigeants)
  • Gestion du courrier de la Direction (entrant et sortant)
  • Appui ponctuel à l’assistante BD dans la gestion et suivi de la boîte contact@treefrog.fr
  • Standard téléphonique et filtre des appels téléphoniques à destination de la Direction   

Soutien administratif à la gouvernance

Assistance au Président et au Secrétariat Général pour piloter la gouvernance, en particulier la préparation et la gestion des comités stratégiques, conseils d’administration et Assemblées Générales :

  • Saisie, mise en forme de divers documents et préparation des dossiers en lien avec la gouvernance (courriers, rapports, convocations…)
  • Organisation logistique de ces réunions
  • Rédaction ou collecte des PV de réunion, mise en place des émargements
  • Gestion de l’archivage des documents importants


ACTIVITES SECONDAIRES  

  • Contribution à l’organisation d’événements ponctuels : implication dans la préparation et la logistique des différents événements organisés par la société (séminaires, conférences, anniversaires, etc.).
  • Contribution à l’accueil téléphonique et physique : accueil, information, orientation, accompagnement des personnes extérieures à l’entreprise

Required profile

Formation : Bac + 2 ou plus, assistanat de direction ou équivalent

Expérience professionnelle : 5 ans minimum


COMPETENCES ET CONNAISSANCES TECHNIQUES

  • Connaissances en gestion administrative
  • Connaissance des normes rédactionnelles
  • Connaissance du fonctionnement de la gouvernance d’une entreprise privée (type SA / SAS)
  • Compétences dans l’organisation de voyages et d’événements
  • Informatique
    • Maîtrise du Pack Office – en particulier Outlook, Word et Powerpoint
    • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs (messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
    • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
  • La maîtrise de l'anglais est indispensable - niveau professionnel courant requis

 

COMPETENCES PERSONNELLES

  • Autonomie et sens des responsabilités
  • Implication personnelle
  • Esprit d’ouverture et aptitude au changement
  • Discrétion et sens aigu de la confidentialité
  • Résistance aux situations de stress / d’urgence


COMPETENCES CONCEPTUELLES

  • Planification, anticipation, sens de l’organisation et des priorités
  • Gestion du temps
  • Expression écrite
  • Esprit de synthèse et d’initiative

 

COMPETENCES RELATIONNELLES

  • Aisance relationnelle
  • Ecoute et communication
  • Expression orale
  • Esprit d’équipe
  • Capacité à travailler en mode projet/en transversalité
  • Capacité à travailler à distance (Président souvent en déplacement)

Other information

La politique d’embauche de la société vise à améliorer la représentation des personnes handicapées au sein de ses effectifs : n'hésitez pas à postuler !

Share this offer